Stundeneinträge
Wählen Sie das Menü Stundeneinträge, um sich Stundeneinträge anzeigen zu lassen. Hier können Sie Stundeneinträge bearbeiten, neue Stundeneinträge anlegen oder zwischen der klassischen Tabellenansicht und der Tagesübersicht wechseln.
Tagesübersicht
Die folgende Liste soll Ihnen die Navigation durch die nachfolgende Information erleichtern:
- Zwischen Tabellenansicht und Tagesübersicht wechseln
- Tagesübersicht verwenden
- Pauseneingabe im Stundeneintrag
- Tracker und letzte Stundeneinträge im Dashboard
Zwischen Tabellenansicht und Tagesübersicht wechseln
Unter Stundeneinträge können Sie über die Schaltflächen oberhalb der Liste zwischen der Tabellenansicht und der Tagesübersicht wechseln.
Die zuletzt gewählte Ansicht wird für Ihren Benutzer gespeichert. Wenn Sie das Menü Stundeneinträge erneut öffnen, wird automatisch wieder die zuletzt verwendete Ansicht angezeigt.
Hinweis
Der Wechsel zur Tagesübersicht steht nur in der normalen Ansicht der Stundeneinträge zur Verfügung. In der Projektstruktur, in Untertabellen und in eingebetteten Tabellenansichten wird weiterhin die jeweilige Tabellenansicht verwendet.
Tagesübersicht verwenden
Die Tagesübersicht fasst Ihre Stundeneinträge nach Tagen zusammen. Jeder Tag wird als aufklappbarer Balken angezeigt. Im Tagesbalken sehen Sie das Datum, die Summe der Stunden und, sofern vorhanden, die Pausenzeit.
Klicken Sie auf einen Tagesbalken, um die Stundeneinträge dieses Tages ein- oder auszublenden.
Wenn für einen Tag Warnungen zu Arbeitszeitregeln vorliegen, wird der Tagesbalken farblich hervorgehoben. Die Hinweise werden direkt unter dem Tagesbalken angezeigt.
Tagesübersicht filtern und Seiten wechseln
Oberhalb der Tagesübersicht finden Sie rechts eine blaue Steuerleiste. Diese funktioniert ähnlich wie die Seitensteuerung in der Tabellenansicht.
- Einträge: Zeigt die Anzahl der gefundenen Tage. In der Tagesübersicht zählt ein Eintrag immer als ein kompletter Tag.
- Zeilen: Legt fest, wie viele Tage pro Seite angezeigt werden.
- Seitenauswahl: Wechseln Sie zwischen den Seiten der Tagesübersicht.
- Benutzer: Wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben, können Sie die Tagesübersicht für andere Benutzer anzeigen.
- Datum: Wählen Sie einen Zeitraum aus. Sie können vordefinierte Zeiträume verwenden oder einen benutzerdefinierten Zeitraum eingeben.
Wenn eine Filtereinstellung, eine abweichende Zeilenanzahl oder eine andere Seite aktiv ist, wird die entsprechende Auswahl rot hervorgehoben. Die zuletzt verwendeten Einstellungen werden für Ihren Benutzer gespeichert.
Warnungen in der Tagesübersicht
Produra kann in der Tagesübersicht Hinweise zu Arbeitszeitregeln anzeigen. Dazu gehören zum Beispiel Warnungen bei Einträgen an Feiertagen oder Sonntagen, beim Überschreiten einer festgelegten Arbeitszeit, bei zu kurzen Pausen, bei zu kurzen Pausenabschnitten oder bei zu kurzer Ruhezeit.
Die Warnungen richten sich nach der Arbeitszeitregel, die dem jeweiligen Benutzer zugeordnet ist. Administratoren können Arbeitszeitregeln unter Verwaltung > Zeitkonto > Arbeitszeitregeln definieren.
Hinweis
Warnungen verhindern das Speichern von Stundeneinträgen nicht. Sie dienen als Hinweis, damit auffällige Einträge geprüft werden können.
Stundeneinträge in der Tagesübersicht bearbeiten
Links neben jedem Stundeneintrag finden Sie ein Kontextmenü mit drei Punkten. Über dieses Menü können Sie den Eintrag bearbeiten, duplizieren, löschen oder teilen.
Alternativ können Sie direkt auf den Stundeneintrag klicken, um ihn zu bearbeiten.
Wenn Sie einen Eintrag aus der Tagesübersicht bearbeiten und speichern, wird die Tagesübersicht anschließend aktualisiert.
Pauseneingabe im Stundeneintrag
WICHTIG: Pausen werden automatisch aus den Lücken zwischen Stundeneinträgen errechnet. Wenn Sie keine arbeitszeitrechtliche Auswertung der Pausen benötigen, können Sie diese auch direkt im Stundeneintragsdialog eintragen. Dann wird aber nicht dokumentiert wann die Pause begonnen wurde, sondern lediglich die Pausenzeit von der Stundensumme abgezogen.
Ob Sie Pausen direkt im Stundeneintragsdialog eingeben können, hängt von den Zugriffsrechten Ihrer Benutzergruppe ab.
Wenn das Recht Pause direkt dezimal eingeben aktiviert ist, können Sie im Feld Pause eine Pausenzeit eintragen.
Wenn das Recht nicht aktiviert ist, wird das Pausenfeld beim Anlegen neuer Stundeneinträge ausgeblendet. Für neue Einträge wird dann automatisch eine Pause von 0 gespeichert.
Hinweis zu bestehenden Stundeneinträgen
Wenn Sie einen bestehenden Stundeneintrag bearbeiten, bei dem bereits eine Pause eingetragen wurde, wird diese Pause angezeigt, aber nicht verändert. Dadurch bleiben ältere Einträge unverändert, auch wenn die direkte Pauseneingabe für Ihre Benutzergruppe deaktiviert wurde.
Wenn bei einem bestehenden Stundeneintrag keine Pause eingetragen ist, wird die Pausenzeile bei deaktivierter Pauseneingabe nicht angezeigt.
Tracker und letzte Stundeneinträge im Dashboard
Im Dashboard finden Sie links die letzten Stundeneinträge und rechts den Bereich Tracker/Favoriten.
Im Bereich Letzte Stundeneinträge werden die Einträge wie in der Tagesübersicht nach Tagen gruppiert. Auch hier können Warnungen zu Arbeitszeitregeln angezeigt werden.
Im Bereich Tracker/Favoriten können Sie häufig verwendete Kombinationen aus Projekt, Teilprojekt und Tätigkeit starten. Während eine Aufzeichnung läuft, zeigt Produra die Startzeit und die laufende Zeit an.
Wenn die Startzeit der laufenden Aufzeichnung nicht direkt an den vorhergehenden Eintrag anschließt, kann Produra eine Korrektur anbieten. Beispiel: Endet der vorherige Eintrag um 9:23 und die neue Aufzeichnung wurde um 9:25 gestartet, erscheint neben der Startzeit der Link Startzeit auf 9:23 ändern.
Wenn es der erste Eintrag des Tages ist und die Startzeit nach dem Benutzer-Standardwert Zeit von liegt, kann Produra diesen Standardwert als Startzeit anbieten.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfeseite Dashboard: Favoriten und Tracker.
Tabellenansicht
Die folgende Liste soll Ihnen die Navigation durch die nachfolgende Information erleichtern:
- Listenansicht der Stundeneinträge eingrenzen
- Stundeneintrag anlegen
- Stundeneintrag bearbeiten, duplizieren, teilen oder löschen
- Weiterführende Informationen
Listenansicht der Stundeneinträge eingrenzen
Sie können mithilfe des Suchen-Filters (Lupen-Symbol: 
) und der Dropdown-Funktion (Pfeil nach unten am Ende der entsprechenden Felder: 
) in der Statuszeile die Anzeige in der Liste eingrenzen.
Sie können alle Vorgaben wieder entfernen, wenn Sie auf das x links von der Statuszeile klicken.
- Benutzer: Wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben, können Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste auszuwählen. Wenn Sie die entsprechenden Rechte nicht haben, sind Ihre Stunden hier sichtbar.
- Projekt und Teilprojekt: Sie können die Ansicht einschränken, indem Sie im Suchfeld den Namen eingeben. Sie können in diesem Feld auch nur einen Teil des Suchbegriffs eingeben und mit dem Platzhalter % arbeiten. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um die gewählten Einträge anzeigen zu lassen. Weitere Information finden Sie unter Suchen.
- Tätigkeit: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Tätigkeit aus.
- Beschreibung: Sie können die Ansicht einschränken, indem Sie im Suchfeld eine Eingabe vornehmen. Sie können in diesem Feld nur einen Teil des Suchbegriffs eingeben und mit dem Platzhalter % arbeiten. Klicken Sie dann auf das Lupen-Symbol (), um Einträge anzeigen zu lassen. Weitere Information finden Sie unter Suchen.
- Datum: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gewünschten Zeitraum aus oder geben Sie das Datum im Format DD.MM.YYYY ein.
- Pause und Stunden: Sie können sich nur bestimmte Pausenzeiten oder Stundenzeiten anzeigen lassen. Sie können mit > oder < die Werte eingrenzen.
- Home-Office: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, ob Sie alle Stunden oder nur die Stunden im Home-Office (ja) bzw. nur die Stunden im Büro (nein) sehen wollen.
Hinweis
Unter Listen und Suchen erfahren Sie weiterführende Details, wie Sie die Listenansicht auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Spaltenanzeige dauerhaft ändern
Benutzer der Benutzergruppe Administrator können Ansichten anlegen und damit eine bestimmte Listenansicht für sich oder alle Benutzer dauerhaft zur Verfügung stellen.
Außerdem können sie Freifelder definieren, um weitere Eingaben zu ermöglichen.
Stundeneintrag anlegen
Hinweise zu abgeschlossenen Projekten und der Bearbeitungszeit von Stundeneinträgen
Auf abgeschlossene und abgerechnete Projekte oder Teilprojekte können Sie keine Stunden mehr kontieren.
Wenn Projekte oder Teilprojekte abgeschlossen sind, können Sie die Stundeneinträge nicht mehr bearbeiten, duplizieren, teilen oder löschen.
Sie können Stundeneinträge womöglich nur eine begrenzte Zeit bearbeiten. Nur Benutzer der Benutzergruppe Administrator können diese Vorgaben in den Einstellungen ändern. Erfahren Sie mehr unter Benutzer, Zugriffsrechte.
Überblick zu „Stundeneintrag anlegen“
- Klicken Sie auf Stundeneintrag anlegen, damit das folgende Fenster geöffnet wird:
- Sie können keinen neuen Stundeneintrag speichern, ohne dass Sie die rot umrahmten Pflichtfelder ausgefüllt haben. Wenn Ihr Administrator das Feld Beschreibung zum Pflichtfeld erklärt hat, müssen Sie auch dieses Feld ausfüllen. Ihr Administrator kann auch im Reiter Zusatzinformationen Felder zu Pflichtfeldern erklärt haben, dann müssen Sie auch dort eine Eingabe vornehmen.
- Sie können keinen neuen Stundeneintrag speichern, ohne dass Sie unter Zeit einen Zeitraum mit der Start- und Ende-Zeit eintragen. Wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht haben, können Sie alternativ Stunden im Dezimalsystem unter direkt eingeben. Wenn Sie dieses Zugriffsrecht nicht haben, sehen Sie das Feld direkt nicht.
- Ob Sie eine Pause direkt im Dialog eingeben können, hängt vom Zugriffsrecht Pause direkt dezimal eingeben ab. Wenn dieses Recht nicht aktiv ist, wird beim Anlegen neuer Stundeneinträge automatisch eine Pause von 0 gespeichert.
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts im Feld, um eine der Dropdown-Listen zu öffnen.
- Sie sehen die Budget Information, wenn Sie das Zugriffsrecht dafür haben und im Projekt oder Teilprojekt eine Stundenanzahl vorgegeben ist. In unserem Beispiel sind noch 2,03 Reststunden geplant. Wenn Sie diese Zeit überschreiten, färbt sich der Balken rot, sobald Sie den Stundeneintrag gespeichert haben.
Eingabeoptionen für Ihren Stundeneintrag
- Benutzer: Standardmäßig sind Sie als Benutzer voreingestellt. Wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben, können Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste auszuwählen. Wenn Sie die Checkbox alle aktivieren, werden auch die deaktivierten Benutzer in der Dropdown-Liste angezeigt.
- Projekt/Teilprojekt: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Projekt und das Teilprojekt, zu dem Sie einen Stundeneintrag anlegen möchten. Teilprojekte mit dem Status abgerechnet oder abgeschlossen erscheinen in der Dropdown-Liste nicht. Wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben, könnten Sie mit Klick auf die Schaltfläche + ein neues Teilprojekt anlegen.
- Tätigkeit: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Tätigkeit aus. Die Liste der Tätigkeiten kann für ein Projekt eingegrenzt werden. Wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben und die Liste der Tätigkeiten nicht eingegrenzt ist, könnten Sie mit Klick auf die Schaltfläche + ein neues Teilprojekt anlegen.
- Abgerechnet: Wenn Sie dem Kunden einzelne Stundeneinträge eines Teilprojektes in Rechnung stellen, können Sie diese Checkbox manuell aktivieren. Wenn der Status eines Teilprojektes oder Projektes auf „abgeschlossen“ oder „abgerechnet“ gesetzt wird, brauchen Sie nichts zu tun, der Status wird dann automatisch übernommen.
- Beschreibung/Info: Nutzen Sie die Felder zur Eingabe zusätzlicher Informationen. Wenn das Feld Beschreibung zu einem Pflichtfeld erklärt wurde, müssen Sie einen Eintrag vornehmen.
- Datum: Standardmäßig brauchen Sie nichts zu unternehmen, denn das aktuelle Datum ist voreingestellt. Klicken Sie in das Feld, um ein anderes Datum über den Kalender auszuwählen oder geben Sie das Datum im Format DD.MM.YYYY ein.
- Zeit: Sie können einen Zeitraum eingeben und, sofern das entsprechende Zugriffsrecht aktiv ist, eine Pause definieren. Bei den Feldern Zeitraum können Sie die vorgeschlagene Zeit über die Drehfelder rechts neben den Eingabefeldern in 1-Minuten-Schritten erhöhen bzw. verringern.
- Zeit, Unterpunkt direkt: Wenn Ihnen oder Ihrer Benutzergruppe dieses Zugriffsrecht nicht zugewiesen wurde, sehen Sie das Feld direkt nicht.
Hinweise
Bei den Eingabefeldern Pause und direkt können Sie die Zeit im Dezimalsystem eingeben.
Die Auswertung der Stunden erfolgt im Dezimalsystem. 30 Minuten sind demnach 0,5 Stunden.
Wenn die direkte Pauseneingabe deaktiviert ist und ein bestehender Stundeneintrag bereits eine Pause enthält, wird diese Pause angezeigt, aber nicht verändert.
Im Reiter Zusatzinformationen finden Sie ggf. weitere Felder, die spezifisch für Ihr Unternehmen angelegt worden sind. Bei Auslieferung von Produra 4 ist dieser Reiter angelegt und mit Freifeld 1 … 3, jeweils Zahlenfendern, ausgestattet. Administratoren finden unter Einstellungen Informationen zu den Freifeldern.
Hinzufügen / Speichern des Stundeneintrages
- Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Damit speichern Sie den Stundeneintrag. Das Fenster bleibt offen.
Oder
- Klicken Sie auf den Button Speichern. Damit speichern Sie den Stundeneintrag und das Fenster wird geschlossen.
Stundeneintrag bearbeiten, duplizieren, teilen oder löschen
Kontextmenü
- Wenn Sie links neben dem Stundeneintrag, den Sie bearbeiten möchten, auf die drei Punkte klicken, öffnen Sie das Kontextmenü.
Erfahren Sie mehr zum Kontextmenü in den Grundlagen zu Produra.
Stundeneintrag bearbeiten
- Wenn Sie links neben dem Stundeneintrag, den Sie bearbeiten möchten, auf die drei Punkte klicken, öffnen Sie das Kontextmenü.
- Wählen Sie Bearbeiten. Das Fenster Stundeneintrag bearbeiten wird geöffnet. Erfahren Sie mehr zu den Optionen unter Eingabeoptionen für Ihren Stundeneintrag.
- Geben Sie Ihre Änderungen ein und klicken Sie auf den Button Speichern, um die Änderungen zu speichern und das Fenster zu schließen.
Stundeneintrag duplizieren
Wenn Sie Einstellungen eines bereits bestehenden Stundeneintrags für einen neuen Stundeneintrag übernehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit, den entsprechenden Stundeneintrag zu duplizieren.
- Wenn Sie links neben dem Stundeneintrag auf die drei Punkte klicken, den Sie bearbeiten möchten, öffnen Sie das Kontextmenü.
- Wählen Sie Duplizieren. Das Fenster Stundeneintrag anlegen wird geöffnet. Erfahren Sie mehr zu den Optionen unter Eingabeoptionen für Ihren Stundeneintrag.
- Geben Sie Ihre Änderungen ein und klicken Sie auf den Button Speichern, um den neuen Stundeneintrag zu speichern und das Fenster zu schließen.
Stundeneintrag löschen
- Wenn Sie links neben dem Stundeneintrag auf die drei Punkte klicken, den Sie bearbeiten möchten, öffnen Sie das Kontextmenü.
- Wählen Sie Löschen.
Oder
- Markieren Sie in der Tabelle Stundeneinträge die zu löschenden Stundeneinträge, indem Sie auf die entsprechenden Checkboxen ganz links klicken. Die von Ihnen so ausgewählten Stundeneinträge sind jetzt mit einem Häkchen gekennzeichnet. Wenn Sie einen Stundeneintrag markiert haben, der nicht gelöscht werden soll, klicken Sie nochmals auf die Checkbox. Dadurch entfernen Sie die Markierung wieder.
- Klicken Sie auf den Button Stundeneinträge löschen.
Stundeneintrag teilen
Sie haben die Möglichkeit, Stundeneinträge nachträglich zu teilen, um sie z. B. auf unterschiedliche Teilprojekte zu verteilen oder unterschiedlichen Tätigkeiten zuzuordnen.
- Wenn Sie links neben dem Stundeneintrag, den Sie bearbeiten möchten, auf die drei Punkte klicken, öffnen Sie das Kontextmenü.
- Wählen Sie Stundeneintrag teilen, damit das Fenster geöffnet wird.
- Geben Sie im Feld Stunden 1 oder Stunden 2 die Zeit ein, die Sie den Einträgen zuordnen möchten. Damit teilen Sie die Gesamtzeit des entsprechenden Stundeneintrags auf die beiden Felder auf. Alternativ können Sie die Zeit auch mithilfe des Schiebereglers aufteilen. Die Stundenanzeige erfolgt im Dezimalsystem. 30 Minuten sind demnach 0,5 Stunden.
- Klicken Sie auf den Button Teilen, um die Aufteilung zu speichern und das Fenster zu schließen.
- In der Tabelle Stundeneinträge finden Sie den geteilten Stundeneintrag nun auf zwei Einträge aufgeteilt. Sie können die beiden Stundeneinträge nachbearbeiten und z. B. die gewünschten Teilprojekte oder Tätigkeiten zuordnen.
- Erfahren Sie mehr zu den Optionen unter Eingabeoptionen für Ihren Stundeneintrag.